テンプレあり！退職届・退職願の正しい書き方

退職を決意してから最初に直面するのが、「退職届」と「退職願」という2つの書類の違い、そして正しい書き方です。

この2つは似た書類でありながら、法的な性質も、書き方も、提出後の扱いも異なる。本記事では、書類の違いから実際の書き方、封筒の書き方、上司への渡し方までを整理します。

退職届と退職願の違い

まず押さえるべきは、「退職願」と「退職届」は名前が似ているだけで、法的な性質がまったく異なるという点です。

• 退職願：会社に対して「退職させてほしい」と願い出るための書類。この段階では、会社の承諾を得るまでは撤回できる余地が残っている
• 退職届：退職の意思を一方的に会社へ通知する書類。民法上、正社員（期間の定めのない雇用契約）であれば、提出から2週間が経過すれば会社の承諾がなくても退職が成立する（民法627条）。提出後の撤回は、原則としてできない

多くの会社では、まず口頭やメールで退職の意向を伝え、上司との話し合いを経てから「退職願」を提出し、正式に受理された後に「退職届」を提出するという段階を踏む。就業規則で「退職届」の提出のみを定めている会社も多いため、自分の会社がどちらの書式を求めているかは、就業規則や人事担当者への確認が前提になります。

公務員の場合は「退職願」のみが使われ、「退職届」という概念自体が存在しない点も、民間企業との違いとして押さえておきたいポイントです。

提出タイミングの基本

退職届（退職願）を提出するタイミングは、以下の要素を踏まえて決める必要があります。

• 法律上のルール：民法上は、退職の意思表示から2週間で雇用契約は終了する
• 就業規則上のルール：多くの会社では「退職希望日の1ヶ月前まで」「3ヶ月前まで」など、就業規則で独自の予告期間を定めている。法律上は2週間で足りる場合でも、円満退職を目指すのであれば就業規則の定めに従うのが実務上は無難とされる
• 引き継ぎ期間の確保：後任者への引き継ぎ、担当プロジェクトの区切りなどを考慮し、逆算して提出時期を決める
• 繁忙期を避ける：業務が集中する時期の退職は、会社側との関係が悪化しやすい要因になる

一般的には、退職希望日の1〜3ヶ月前に上司へ意向を伝え、そこから話し合いを経て正式な書類を提出するという流れが標準的です。

退職届の正しい書き方

用紙・筆記具の基本

• 用紙：白無地の便箋（罫線のないもの、または縦罫のもの）を使用する。B5サイズが一般的
• 筆記具：黒の万年筆またはボールペンを使用する。消せるボールペン（フリクションなど）は、改ざんの可能性があるため使用しない
• 書式：縦書きが正式なマナーとされている（社内様式でフォーマットが決められている場合はそれに従う）

記載項目と書き方の順序

縦書きの便箋に、上から下へ以下の順で記載。

1. 表題：便箋の一行目、中央よりやや右寄りに大きく「退職届」（または「退職願」）と書く
2. 本文の書き出し：「私儀（わたくしぎ）」または「私事」から書き始める。これは「私事で恐縮ですが」という謙譲の意を示す慣用句である
3. 退職理由：自己都合退職の場合は、具体的な理由を書かず**「一身上の都合により」**とするのが基本。会社都合の場合はその旨を明記する
4. 退職日：「〇年〇月〇日をもって退職いたします」と、会社と合意した退職日を記載する
5. 提出日：本文の後、日付を改行して記載する（西暦・和暦は会社の慣例に合わせる）
6. 所属部署・氏名・押印：日付の下に、所属部署とフルネームを記載し、名前の下に押印する（認印で可、シャチハタは避けるのが無難とされる）
7. 宛名：氏名より下の行に、会社の正式名称と代表者の役職・氏名を記載する（「代表取締役社長 〇〇様」のように、自分より役職が上になるよう配置する）

数字・日付の書き方における注意点

縦書きの文書では、数字は原則として漢数字を用いる（「令和六年三月三十一日」のように記載する）。算用数字を使う社内様式もあるため、指定がある場合はそれに従います。

部署別・状況別の文例

一般的な正社員（自己都合退職）の文例

退職届

私儀 一身上の都合により、来る令和〇年〇月〇日をもって退職いたします。

令和〇年〇月〇日 〇〇部〇〇課　〇〇　〇〇　印

株式会社〇〇 代表取締役社長　〇〇　〇〇様

契約社員・パート社員の場合

契約社員やパート社員も、基本的な書式は正社員と同様でOK。

ただし、契約期間の定めがある場合は、契約満了に伴う退職なのか、契約期間中の中途退職なのかによって、会社側との調整（契約書の確認）が必要になる点が異なります。

会社都合退職の場合

会社都合（リストラ、退職勧奨に応じる場合など）は、「一身上の都合により」ではなく、会社側から提示された理由をそのまま記載するか、会社の指示に従って作成します。

会社都合か自己都合かは、退職後の失業給付の条件にも影響するため、記載内容を会社側とすり合わせておくことが重要です！

封筒の書き方

退職届は、封筒に入れて提出するのがマナーとされています。

• 封筒のサイズ：便箋（B5）を三つ折りにして入れられる、**長形4号（長4）**の白無地封筒が一般的
• 表面の書き方：中央に大きく「退職届」（または「退職願」）と縦書きで記載する
• 裏面の書き方：左下に、提出日と所属部署・氏名を縦書きで記載する
• 封をするかどうか：郵便で送るわけではないため、糊付けはせず、フラップ（封筒のふた）を差し込むだけにとどめるのが一般的

上司への渡し方

書類が完成したら、上司へ直接手渡すのが基本のマナーとされています。

1. 事前にアポイントを取る：「少しお時間をいただけますか」と、上司の都合のよいタイミングを確認する
2. できるだけ人目につかない場所で渡す：オープンなオフィスではなく、会議室など個室を用意してもらうのが望ましい
3. 封筒のまま両手で渡す：「本日はお時間をいただきありがとうございます。実は、一身上の都合により退職を考えており、こちらをお渡ししたく参りました」など、簡潔な一言を添えて渡す
4. 口頭でも意思を伝える：書類だけを渡すのではなく、退職の意思をあらためて口頭でも明確に伝える

上司より先に同僚や周囲に退職の意向が伝わってしまうと、心証を損ねる原因になる。

直属の上司に伝える前に、他の人へ話さないよう注意が必要です。

まとめ：退職届作成時のチェックリスト

• 退職願と退職届は法的性質が異なる。就業規則を確認し、どちらが求められているか把握する
• 提出タイミングは、就業規則の予告期間と引き継ぎ期間を逆算して決める
• 縦書き・白無地の便箋・黒インクの筆記具が基本
• 退職理由は「一身上の都合により」とするのが自己都合退職の基本形
• 封筒は長形4号の白無地、表に「退職届」、裏に日付・所属・氏名
• 直属の上司に、個室で、口頭の意思表示とあわせて手渡す

退職届の作成そのものは、書式さえ理解していれば難しいものではありません。

むしろ実務上の負担が大きいのは、提出タイミングの見極めと、上司への伝え方の部分です。